Kuntien syklinen hankintakulttuuri luo säästöjä ja aikaa 

Kaikki tietänevät, että valtion ja kuntien taloudessa ei ole juuri liikkumavaraa. Olemme usein tilanteessa, että vähänkään yllättävä investointi tai lisäkustannus luo dominoefektillä liikkuvan säästöpaineen. Kuitenkin palveluita pitää järjestää ja usein yllättävät investointikustannukset ovat miltei pakollisia jotenkin järjestää. Kysymys ei välttämättä ole investoinnin tai lisäkustannuksen suuruudesta vaan sen yllätyksellisyydestä. Kun yllätyksiä tulee joka vuosi niin se luo tilanteen jossa kehittäminen jää paniikinomaisen säästämisen jalkoihin. Miten päästä tilanteeseen jossa yllättäviä investointeja tai lisäkustannuksia ei tule ja näin voidaan keskittyä kehittämään palveluita ja prosesseja yhä tehokkaampaan suuntaan?

 

Suurimmat yllättäjät 

Nämä varmasti vaihtelevat eri kuntien tilanteen mukaan mutta yleisesti katsoen voisi veikata suurimmiksi yllättäjäksi soten ja sivistystoimen. Soten kustannuksia on luonnollisesti usein hankala arvioida koska kustannus ei ole aina yksiselitteinen ja kunta ei voi päättää ihmisten tarpeesta terveydenhoitoon. Jätetään soten käsittely seuraaviin kirjoituksiin ja keskitytään sivistystoimeen. 

Sivistystoimi on kunnalle ja yhteiskunnalle merkittävä palvelu. Sivistystoimi rakentaa osaamista ja kansansivistystä jonka varassa rakennetaan yhteiskuntarauhaa ja taloudellista menestymistä. Opetuksen ja sivistyksen merkitykseen ollaan taas lähivuosien aikana havahduttu. Pitkään sivistystoimi teki työtään, eikä kukaan oikeastaan juuri keskustellut aiheesta. Pitkälle sen takia, että kaikki meni hyvin eikä suuria muutoksia ollut. Tosin pitää sanoa, että opetus on muuttunut aina, siitä kiitos meidän mahtaville opettajille ja opetuksen johdolle, sekä tukitoiminnoille kunnissa ja valtionhallinnossa. 

Mutta sitten alkoi tapahtumaan. Alkoi tulemaan raportteja koulurakennusten ongelmista ja korjaustarpeista. Opetussuunnitelma uudistui ja asetti uusia haasteita, sekä mahdollisuuksia opetukseen. Teknologian vaatimukset alkoivat kasvamaan ja oppilaitoksissa olevan irtaimiston määrä ja arvo kasvoi nopeasti ja kasvaa edelleen. Opetuksen budjeteista leikattiin ja se aiheutti paljon keskustelua, sekä muutoksia opettajan työssä. Voisi kai sanoa, että yhteiskunnallinen muutos, koulurakennusten ikääntyminen, tietotekniikan osuus opetuksessa ja moni muu seikka kasasi muutokset ja sitä kautta investointien tarpeet. 

 

Miksi investoida? 

Sivistystoimen ja opetuksen suurimmat kustannukset jaettavissa kahteen eri osaan. Mahdollistavat ja suorittavat -kustannukset. Mahdollistavia on esimerkiksi koulurakennukset tai tilat, koulukuljetukset, oppimateriaali, laitteet, ohjelmat ja teknologia yleensä. Suorittavat on se tärkein osuus eli opetuksen johto, opettajat, ohjaajat, oppilashuolto, avustajat eli siis ihmisten tekemä työ jolla palvelu tuotetaan.  

Mahdollistavien kohtien kustannukset pitäisi saada painettua alas jotta rahaa jäisi mahdollisimman paljon suorittavaan osuuteen koska se on erinomaisen tärkeä. 

Miten se sitten tapahtuu? 3 Step IT ja Edutaito ovat yhtiöinä pohtineet tätä pitkään ja kehittäneet kunnille sykliseen hankintakulttuuriin perustuvan palvelun. Palvelua voi käyttää kaikilla toimialueilla mutta ensimmäinen toimialue johon palvelu kohdistettiin on sivistystoimi. Luonnollisesti siinä tapahtuvien muutoksien tukemiseksi ja kuntien paineen helpottamiseksi. 

Syklisen hankintakulttuurin taustalla on rahoituselementti mutta täysin uudella ajattelulla. Syklinen hankintakulttuuri lähtee siitä, että kunnan palveluverkko, Oppimiljöö ja jokaisen toimipisteen Oppimiljöö järjestetään toimivaksi ja hyväksytään. Palveluverkko ja Oppimiljöö on luonnollisesti keino toteuttaa luotuja strategioita, jotka määrittävät yhteisesti hyväksytyn pitkän aikavälin tavoitteen yli valtuustokausien. Oppimiljööllä tarkoitetaan koko ympäristöä jossa opetusta suoritetaan. Käsittäen käytettävät laitteet, tilojen irtaimiston ja teknologian, palvelut, ohjelmat, sekä muut jotka vaikuttavat opettajan ja oppijan tekemiseen. Luodaan siis toimivat puitteet jonka kaikki hyväksyvät.  Toiminnallisesti, ylläpidollisesti ja kustannuksellisesti. 

 

Tiedolla johtamista

Kun tiedossa on palveluverkko ja Oppimiljöö niin tiedetään tarkalleen hankittavaksi tuleva irtaimisto ja sen määrittelemä kustannus. Hyväksyttyyn Oppimiljöö kokonaisuuteen ei usein päästä heti vaan se saavuttamiseksi luodaan tehtävät ja aikataulut. Näin voidaan myös paremmin ottaa henkilöstö mukaan muutokseen ja luodaan toimintakulttuurin kehitykselle edellytykset. 

Oppimiljöön avulla siirretään kustannukset syklisyyteen jolloin myös hankinnan hankintakulttuuri muuttuu. Sivistystoimi ei enää tarvitse investointeja koska ympäristö on jo järjestetty sellaiseksi joka tulee pitkään opetusta. Irtaimisto jaetaan eri osiin joiden syklisyys vaihtelee tuoteryhmien mukaan. Tietokoneilla voi olla kolme vuotta, näytöillä viisi vuotta, kangaspäällysteisillä kalusteilla viisi vuotta ja näin edespäin tapauskohtaisesti. 

Syklinen hankintakulttuuri tarjoaa siis toimivan ja järjestetyn ympäristön mutta jakaa myös kustannukset, luo selkeän irtaimiston hallinnan, kohdistaa kustannukset ja tuottaa aina ajantasaisen, sekä toimivan Oppimiljöön eli toimintaympäristön. 

Kaikki tämä mahdollistaa tiedolla johtamisen. Tietotekniikan käyttöä voidaan yhä paremmin johtaa, sekä jakaa tietoa eri käyttötarkoituksista ja tuloksista. Tallennettu ja tuotettu tieto löytyy ja hyvin pian sitä voidaan käyttää täysin uusin tavoin hyväksi. Johdon työn ja päätösten tueksi saadaan paljon lisää tietoa ja aidot kustannukset. Eikä suuria ja yllättäviä investointeja enää tule irtaimiston osalta. Rehtorit tietävät koska laitteet tulevat syklisesti uusiutumaan, joten suunnittelu helpottuu ja aikaa jää muullekin kuin budjetille.  Monille tulee yllätyksenä se kuinka paljon tietotekniikka kustantaa ja kuinka usein sen uusinta tulee vastaan. Lisäksi tulee ottaa huomioon, että Suomen opetuksen tietoteknistyminen ei ole lopussa vaan enemmänkin alussa. Investointipommeja on siis tasaisesti tulossa jos toimintakulttuuria ei muuteta. 

Kun Oppiljöö on selkeä niin voidaan opettajille asettaa osaamisen vaatimukset. Vaatimuksia tietysti tuetaan koulutuksella ja muilla tavoin eli opettajaa ei jätetä yksin. Näin toimien opettajan on helppo ymmärtää mitä häneltä vaaditaan ja työ muuttuu mielekkäämmäksi koska tietotekniikasta ei tarvitse olla huolissaan. Riittää, että käyttää suunnitellulla tavalla toimivaa ympäristöä. 

 

Entäs se ihminen? 

Kuvailin yllä mitä hyötyjä johto, päättäjät ja kunta syklisestä hankintakulttuurista saa. Mahtavaa tässä palvelussa on se, että käyttäjät ovat usein suurimpia hyödyn saajia. 

Opettaja saa selkeän ja toimivan ympäristön. Paine helpottaa teknologian käytön epävarmuudesta ja teknologia alkaa tuottamaan hyötyä työhön. Tiloissa oleva teknologia toimii. Näyttö lähtee päälle ja eikä aikaa kulu tunnin alussa arvailuun siitä mitä nyt pitäisi tehdä kun homma ei toimi. Opettajasta tulee levollisempi ja hänen on helpompi ottaa tietotekniikka ja tilat haltuun. 

Paljon on puhuttu teknologian vaikutuksesta toimintakulttuuriin. Opetuksessa suuria toimintakulttuurin muutoksia tai kehityksiä on paljon. Opettajuus on muutoksessa, yhä useampi opettaa tiimeissä, avautuvia tiloja sisältäviä rakennuksia rakennetaan ja sitten vielä se teknologia. Jossain vaiheessa oli paljon syyttelyä opettajaa kohtaan. Opettajat eivät näiden mukaan osanneet ottaa teknologiaa haltuun tai edes halunneet niin tehdä. Usein syynä tässä oli vain yksinkertaisesti se, että Oppimiljöö ei ollut ymmärrettävä tai edes toimiva. Valitettavasti näin on usein vieläkin. Sykliseen hankintakulttuuriin siirtymisen jälkeen opettaja tietää ja tuntee Oppimiljöön, hän alkaa sitä soveltamaan ja synnyttää sen tärkeimmän. Toimintakulttuurin kehityksen. 

Oppijalle syklinen hankintakulttuuri tuo mukanaan enemmän aikaa opettajalta. Selkeät tavat käyttää ja oppia tietotekniikkaa. Lisäksi laitteet, ohjelmat ja kalusteet pysyvät ajantasaisina ja toimivina. 

Syklinen hankintakulttuuri on laaja kokonaisuus joka helpottaa kuntia kaikissa eri toiminnoissa ja kaikissa niiden vaiheissa. Usein kun puhutaan hankinnoista niin mietitään rahaa mutta syklisessä toimintakulttuurissa kaikki lähtee työn suorittajasta, ihmisestä. Sykliseen hankintakulttuuriin siirtyminen vaatii työtä. Se vaatii tarkkaa suunnittelua ja useiden eri asioiden yhdistämistä toimivaksi kokonaisuudeksi. Se vaatii myös suunniteltua osallistuttamista mutta tarkoin harkittuna. Ihmiset tulee ottaa huomioon koulutuksia ja viestintää suunniteltaessa mutta tulee osata myös perustellusti vaatia. Toimintakulttuurin muutos, missä vain, on se osuus jonka me teemme yhdessä, sitä ei voi ostaa. 

Kiinnostuitko, ole yhteydessä ja katsotaan miten voisimme olla avuksi. 

 

3 Step IT Asiakkuusjohtaja Erkki Kondelin 

+358 44 547 4422 erkki.kondelin@3stepit.com

 

Edutaito Asiakaskokemusjohtaja Niko Eskelinen 

+ 358 400 912 646 niko.o.eskelinen@edutaito.fi